Datenschutz – Pro Medica GmbH

Pro Medica GmbH
Auf dem Pützacker 4
51067 Köln
Deutschland
E-Mail: info@promedica.koeln

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und unserer Angebote, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung und Vorbereitung von Verträgen, zur Terminabstimmung, zum Versand unseres Newsletters, zur Durchführung von Online-Meetings und Fortbildungen, zur Nutzung von KI-Diensten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Welche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, hängt davon ab, wie Sie unsere Angebote nutzen. Rechtsgrundlagen können insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) sein.

3. Besuch der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten. Dazu können insbesondere gehören:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene URL
Referrer-URL, von der die Anfrage kommt
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem und Spracheinstellungen
übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Website sowie der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den sicheren und störungsfreien Betrieb der Website zu gewährleisten und Angriffe bzw. Missbrauch erkennen und abwehren zu können.

Die Server-Protokolldateien unterliegen einer automatischen Protokollrotation. Ältere Protokolldateien werden im Rahmen dieser Rotation automatisch überschrieben bzw. gelöscht. Die konkrete Speicherdauer hängt insbesondere vom Umfang der anfallenden Protokolldaten ab.

4. Hosting über Host Europe

Für das Hosting unserer Website nutzen wir die Host Europe GmbH, Köln. Im Rahmen des Hostings kann Host Europe personenbezogene Daten verarbeiten, die bei der Nutzung der Website anfallen. Hierzu gehören insbesondere Server-Logdaten sowie Daten, die über Formulare oder andere Funktionen unserer Website übermittelt werden.

Mit Host Europe besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Datenschutzinformationen von Host Europe: https://www.hosteurope.de/AGB/Datenschutzerklaerung/

5. Kontakt, Fortbildungsbuchung und Widerruf

5.1 Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder persönlich kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anfrageinhalt und weitere von Ihnen mitgeteilte Angaben gehören.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über unsere Website einen Gesprächstermin auszuwählen und zu vereinbaren. Die Terminverwaltung erfolgt über unsere selbstgehostete Nextcloud-Instanz. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Ziffer 12.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vereinbarung und Durchführung eines Gesprächstermins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung eingehender Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten und Kunden.

Wir bitten darum, nur die für das jeweilige Anliegen erforderlichen Informationen mitzuteilen und insbesondere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zu übermitteln, soweit Sie dazu nicht ausdrücklich von uns dazu aufgefordert werden.

5.2 Fortbildungsbuchung

Wenn Sie über unsere Website eine Fortbildung buchen, verarbeiten wir die im Buchungsformular angegebenen Daten. Hierzu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Beruf, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Angaben zur gebuchten Fortbildung. Sofern Sie eine abweichende Rechnungsadresse angeben, verarbeiten wir zusätzlich die dort angegebenen Namen, Firmen- und Adressdaten. Freiwillige Mitteilungen, die Sie im dafür vorgesehenen Freitextfeld machen, werden ebenfalls verarbeitet.

Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung Ihrer Buchung, zur Durchführung der gebuchten Fortbildung, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur Rechnungsstellung und kaufmännischen Abwicklung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern müssen, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die über das Buchungsformular übermittelten Daten werden zunächst auf unserem Webserver verarbeitet und anschließend in den für die Buchungsverwaltung und kaufmännische Abwicklung eingesetzten Systemen weiterverarbeitet. Weitere Informationen zur Rechnungsstellung und Buchhaltung finden Sie in Kapitel 15.

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Gesetzliche, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5.3 Widerruf einer Fortbildungsbuchung

Wenn Sie die auf unserer Website bereitgestellte Möglichkeit zum Widerruf einer Fortbildungsbuchung nutzen, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und die Fortbildungsnummer an. Diese Angaben werden verwendet, um die zugehörige Buchung zu ermitteln und die Voraussetzungen des Widerrufs zu prüfen.

Zur Bearbeitung und Dokumentation des Widerrufs werden die hierfür erforderlichen vorhandenen Buchungsdaten mit dem Widerrufsvorgang verknüpft. Zur technischen Dokumentation und Absicherung des Vorgangs werden außerdem die IP-Adresse sowie technische Angaben zum verwendeten Browser bzw. Endgerät (User-Agent) protokolliert. Diese technischen Daten dienen insbesondere dazu, den elektronischen Vorgang nachvollziehen und möglichen Missbrauch untersuchen zu können.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Prüfung, Bearbeitung und Dokumentation Ihres Widerrufs sowie zur Erfüllung der sich daraus ergebenden gesetzlichen und vertraglichen Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung der technischen Sicherheits- und Nachweisdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Absicherung und Nachvollziehbarkeit des elektronischen Widerrufsvorgangs.

IP-Adresse und User-Agent werden 90 Tage nach Abschluss des Widerrufsvorgangs gelöscht bzw. anonymisiert. Die übrigen Daten zum Widerruf werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und Dokumentation sowie aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Wir unterscheiden zwischen technisch erforderlichen Technologien und solchen, die nur mit Ihrer Einwilligung eingesetzt werden dürfen.

6.1 Technisch erforderliche Technologien

Technisch erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Technologien sind notwendig, damit die Website und von Ihnen ausdrücklich angeforderte Funktionen ordnungsgemäß bereitgestellt werden können, beispielsweise für Sitzungsverwaltung, Sicherheit oder die Speicherung von Cookie-Einstellungen. Soweit die Voraussetzungen des § 25 Abs. 2 TDDDG erfüllt sind, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6.2 Einwilligungspflichtige Technologien

Nicht technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Zugriffe auf Ihr Endgerät werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Rechtsgrundlage für die Speicherung oder das Auslesen ist § 25 Abs. 1 TDDDG; die daran anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6.3 Real Cookie Banner

Zur Verwaltung und Dokumentation Ihrer Einwilligungen verwenden wir das WordPress-Plugin Real Cookie Banner. Das Plugin wird innerhalb unserer WordPress-Installation ausgeführt. Die Einwilligungsentscheidungen werden auf unserem Webserver dokumentiert.

Zur Dokumentation werden insbesondere der Zeitpunkt und die getroffene Einwilligungsentscheidung sowie eine zufällig erzeugte Kennung (UUID) und die zum Zeitpunkt der Entscheidung maßgebliche Konfiguration des Cookie-Banners gespeichert. Die IP-Adresse wird nach unserer Konfiguration nicht gespeichert.

Eine erteilte Cookie-Einwilligung hat eine Gültigkeitsdauer von 365 Tagen. Danach wird erneut um eine Entscheidung gebeten. Unabhängig davon können Sie Ihre Einwilligungsentscheidung jederzeit über den auf der Website bereitgestellten Link „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen.

6.4 Erfolgsmessung eigener Informationsmaßnahmen

Mit Ihrer Einwilligung messen wir, über welche eigenen Informations- oder Werbemaßnahmen, beispielsweise unseren Newsletter oder Beiträge auf Instagram, Besucher auf unsere Website gelangen und ob daraus später eine Fortbildungsbuchung entsteht. Eine allgemeine Analyse des Besucherverhaltens findet dabei nicht statt.

Hierzu wird das Cookie „pm_referrer“ mit einer Gültigkeitsdauer von 30 Tagen gesetzt. Es speichert die Herkunft des ersten Besuchs (First Touch) und wird während seiner Gültigkeit nicht durch spätere Herkunftsangaben überschrieben.

In unserem eigenen Referrer-Protokoll werden Zeitpunkt, Herkunftskennzeichnung, interne URL sowie Typ und interne Kennung des aufgerufenen Objekts gespeichert. IP-Adresse und User-Agent werden in diesem Referrer-Protokoll nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage für das Setzen bzw. Auslesen des Cookies ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG; die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Bei einem Widerruf wird das Cookie gelöscht.

7. Newsletter

Für die Verwaltung unserer Newsletter-Empfänger und die Erstellung des Newsletters verwenden wir ein innerhalb unserer eigenen WordPress-Installation betriebenes Newsletter-System. Die Empfängerdaten werden in unserer WordPress-Datenbank auf unserem Hosting gespeichert.

Für die Anmeldung benötigen wir grundsätzlich Ihre E-Mail-Adresse. Je nach Anmeldeformular können weitere freiwillige Angaben verarbeitet werden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Die Speicherung der IP-Adresse ist in unserem Newsletter-System deaktiviert. Eine individuelle Auswertung des Öffnungs- oder Klickverhaltens findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink im Newsletter widerrufen werden.

7.1 Technischer E-Mail-Versand über Brevo

Für den technischen Versand der Newsletter-E-Mails nutzen wir Brevo als SMTP-Versanddienst. Brevo wird nicht zur Verwaltung unserer Newsletter-Empfänger oder zur individuellen Auswertung des Öffnungs- und Klickverhaltens eingesetzt. Beim Versand werden die für die Zustellung erforderlichen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie technische Versanddaten, an Brevo übermittelt.

Soweit Brevo personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzinformationen von Brevo: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

8. Online-Meetings und Online-Fortbildungen über Zoom

Für Einzelgespräche, Online-Meetings, Webinare und Online-Fortbildungen nutzen wir Zoom Workplace Pro.

Bei der Nutzung von Zoom können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meeting-ID, Geräte- und Verbindungsdaten sowie – abhängig von der Nutzung – Audio, Video, Chatbeiträge, Bildschirmfreigaben und sonstige von Ihnen im Meeting bereitgestellte Inhalte verarbeitet werden. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn dies ausdrücklich aktiviert wird; über eine Aufzeichnung wird vor Beginn informiert.

Die Verarbeitung erfolgt bei vereinbarten Gesprächen und gebuchten Online-Fortbildungen insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage sein. Soweit eine Einwilligung im Einzelfall erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

Soweit Zoom personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten die von Zoom bereitgestellten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Bei der Nutzung können Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden; Zoom sieht hierfür nach eigenen Angaben die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Transfermechanismen vor.

Datenschutzinformationen von Zoom: https://www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement/

9. YouTube-Kanal

Wir unterhalten einen eigenen YouTube-Kanal. Auf unserer Website werden keine YouTube-Videos eingebettet und keine YouTube-Inhalte automatisch geladen. Beim bloßen Aufruf unserer Website wird daher keine Verbindung zu YouTube allein aufgrund eines eingebetteten Videos hergestellt.

Wenn Sie einen auf unserer Website gesetzten Link zu YouTube anklicken, verlassen Sie unsere Website und rufen YouTube eigenständig auf. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen von Google bzw. YouTube. Auf die dortige Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de

10. Google Search Console

Wir nutzen Google Search Console, um die Auffindbarkeit und technische Darstellung unserer Website in der Google-Suche zu überwachen und zu verbessern. Search Console stellt uns statistische und aggregierte Informationen über die Suchleistung unserer Website zur Verfügung, beispielsweise Suchanfragen, Impressionen, Klicks, Klickraten und durchschnittliche Positionen.

Search Console wird von uns nicht eingesetzt, um einzelne Besucher unserer Website zu identifizieren oder individuelle Nutzerprofile für Werbezwecke zu erstellen. Rechtsgrundlage für unsere Nutzung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen und inhaltlichen Optimierung unseres Webauftritts sowie der Fehleranalyse und Verbesserung der Auffindbarkeit.

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de

11. Einsatz von Mistral AI

Für KI-gestützte Funktionen und interne Arbeitsabläufe nutzen wir Dienste von Mistral AI. Hierzu können insbesondere die KI-gestützte Suche auf unserer Website sowie interne, über technische Schnittstellen bereitgestellte Funktionen gehören.

Bei der öffentlichen KI-Suche werden die Suchanfrage des Nutzers und die für die Suche erforderlichen Informationen verarbeitet. Die Suche ist so ausgestaltet, dass keine gespeicherten Kunden- oder Buchungsdaten an Mistral AI übermittelt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine frei eingegebene Suchanfrage personenbezogene Daten enthalten kann, wenn Sie solche Angaben selbst eingeben.

Bei internen KI-gestützten Arbeitsabläufen können, soweit dies für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, beispielsweise Namen, Kontakt- und Adressdaten sowie Angaben zu gebuchten oder besuchten Fortbildungen. Gesundheitsdaten sollen über diese Funktionen nicht verarbeitet werden.

Für den produktiven Einsatz wird ein eigenes Pro-Medica-Konto bzw. eine eigene Pro-Medica-Organisation bei Mistral AI verwendet. Soweit Mistral AI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung von Mistral AI gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Nutzung von Daten zur Verbesserung bzw. zum Training der KI-Modelle ist für unsere Organisation deaktiviert. Wir verwenden keine Labs- oder Preview-Modelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Zero Data Retention (ZDR) ist nicht aktiviert. Eingaben und Ausgaben können daher im Rahmen der für die Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchserkennung geltenden Speicher- und Verarbeitungsregeln von Mistral AI verarbeitet bzw. vorübergehend gespeichert werden.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, technisch unterstützten Bearbeitung betrieblicher Aufgaben. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Datenschutzinformationen von Mistral AI: https://legal.mistral.ai/terms/privacy-policy/

Data Processing Addendum von Mistral AI: https://legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum/

12. Nextcloud für Dokumente, Terminvereinbarungen und weitere Online-Funktionen

Für die Verwaltung und den Austausch von Dokumenten sowie für weitere Online-Funktionen nutzen wir eine selbstgehostete Nextcloud-Instanz auf unserem Hosting bei Host Europe.

Über Nextcloud stellen wir unter anderem eine öffentliche Möglichkeit zur Vereinbarung von Gesprächsterminen bereit. Für die Nutzung dieser Terminbuchung ist kein eigenes Nextcloud-Konto erforderlich. Je nach Nutzung können Name, E-Mail-Adresse, Termindaten, Dateien, Nachrichten, Kommentare sowie technische Metadaten wie Datum und Uhrzeit von Uploads oder Zugriffen verarbeitet werden.

Für einzelne zusätzliche Befragungen oder Evaluierungen können ebenfalls Funktionen unserer Nextcloud-Instanz eingesetzt werden. Diese Befragungen werden von uns anonym ausgestaltet.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung von Verträgen und vorvertraglichen Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, nachvollziehbaren und effizienten Bereitstellung der eingesetzten Funktionen.

Host Europe ist als Hostingdienstleister in die technische Bereitstellung eingebunden. Mit Host Europe besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

13. Anonyme Evaluierungen und Umfragen über YOpoll

Für die regelmäßige anonyme Evaluierung unserer Fortbildungen nutzen wir YOpoll über eine eigene Subdomain unserer Website. YOpoll wird auf unserem Webspace betrieben; für die Durchführung und Auswertung der Umfragen wird kein externer Umfragedienst eingesetzt.

Die Inhalte der Umfragen werden von uns so ausgestaltet, dass aus den Antworten grundsätzlich kein Rückschluss auf einzelne Personen erfolgen soll. Beim technischen Aufruf können – wie bei jedem Webangebot – Verbindungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und technische Browserinformationen. Diese technischen Daten dienen ausschließlich der sicheren Bereitstellung und dem Schutz vor Missbrauch.

Die Auswertung der Umfrageantworten erfolgt anonym bzw. anonymisiert. Rechtsgrundlage für die technische Bereitstellung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Qualitätssicherung und sicheren Bereitstellung der Umfrageumgebung.

Für einzelne zusätzliche anonyme Befragungen oder Evaluierungen können daneben Funktionen unserer selbstgehosteten Nextcloud-Instanz eingesetzt werden. Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 12.

14. Blog-Kommentare

Wenn die Kommentarfunktion unseres Blogs genutzt wird, verarbeiten wir den Kommentar sowie die hierzu erforderlichen Angaben. Zusätzlich kann die IP-Adresse vorübergehend verarbeitet werden, um Missbrauch, Spam und rechtswidrige Inhalte abzuwehren.

Die Verarbeitung der Kommentardaten erfolgt zur Bereitstellung der Kommentarfunktion und zur Kommunikation über den jeweiligen Beitrag. Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der technischen Sicherheitsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kommentare bleiben grundsätzlich gespeichert, solange sie auf der Website veröffentlicht sind oder gesetzliche Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen. Sicherheitsbezogene IP-Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den Prüf- bzw. Abwehrzweck nicht mehr erforderlich sind.

15. Rechnungsstellung und Buchhaltung über Lexware Office

Für die Rechnungsstellung, kaufmännische Abwicklung und Buchhaltung nutzen wir den cloudbasierten Dienst Lexware Office. Dabei können insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie Rechnungs-, Vertrags- und Zahlungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Im Rahmen der Nutzung von Lexware Office werden personenbezogene Daten durch die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Es besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzinformationen von Haufe/Lexware: https://www.haufe.de/datenschutz

16. Lokale Einbindung von Google Fonts

Auf unserer Website verwenden wir Schriftarten, die lokal auf unserem eigenen Webserver gespeichert sind. Beim Aufruf der Website wird deshalb keine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt, um diese Schriftarten zu laden.

Die lokale Bereitstellung dient einer einheitlichen Gestaltung und der Vermeidung unnötiger Verbindungen zu externen Font-Servern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch und datenschutzfreundlich umgesetzten Darstellung der Website.

17. Kommunikation über WhatsApp

Zur Kommunikation mit einzelnen Kunden nutzen wir in bestimmten Fällen WhatsApp. Die Kommunikation über WhatsApp erfolgt insbesondere, wenn dieser Kommunikationsweg mit dem jeweiligen Kunden genutzt bzw. vereinbart wird.

Bei der Kommunikation werden die von Ihnen übermittelten Daten sowie technische Kommunikations- und Metadaten durch WhatsApp verarbeitet. Für Nutzer in der Europäischen Region wird der Dienst von WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt. Persönliche Nachrichten und Anrufe sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, erfolgt die Verarbeitung durch uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer einfachen und schnellen Kommunikation mit Kunden und Interessenten.

Bitte übermitteln Sie über WhatsApp nur die für Ihr Anliegen erforderlichen Informationen und nach Möglichkeit keine Gesundheitsdaten oder andere besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Datenschutzrichtlinie von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?lang=de

18. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: info@promedica.koeln

19. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die Beschwerde kann insbesondere bei der für unseren Sitz zuständigen Aufsichtsbehörde oder bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingelegt werden.

20. Speicherdauer und Löschung

20.1 Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung besteht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck – insbesondere Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

20.2 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrung erfolgt insbesondere aufgrund der handelsrechtlichen Vorschriften des § 257 HGB sowie der steuerrechtlichen Vorschriften des § 147 AO. Die dort vorgesehenen Aufbewahrungsfristen betragen, abhängig von Art und Inhalt der

jeweiligen Unterlagen, insbesondere sechs oder zehn Jahre. Maßgeblich für Beginn und Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist sind die gesetzlichen Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung.

Die Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass personenbezogene Daten auch dann weiter gespeichert werden müssen, wenn der ursprüngliche Zweck ihrer Verarbeitung bereits entfallen ist. In diesem Fall werden die Daten grundsätzlich nur noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet und – soweit technisch und organisatorisch möglich – für andere Verarbeitungszwecke eingeschränkt.

20.3 Löschung nach Wegfall des Speicherzwecks

Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks prüfen wir, ob eine weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aus anderen rechtlichen Gründen erforderlich ist

Entfällt sowohl der ursprüngliche Verarbeitungszweck als auch eine gesetzliche oder sonstige rechtliche Grundlage für die weitere Speicherung, werden die personenbezogenen Daten gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO gelöscht oder – soweit eine Löschung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen nicht möglich ist – in der Verarbeitung eingeschränkt.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erforderlich sein, wenn personenbezogene Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Die Dauer der Speicherung richtet sich in diesen Fällen nach den jeweiligen gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen sowie nach der Erforderlichkeit für die Rechtsverteidigung.

Nach endgültigem Ablauf der maßgeblichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine andere gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

20.4 Grundsatz der Speicherbegrenzung

Wir beachten den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Personenbezogene Daten werden nicht länger in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dies verlangt.

Die konkreten Speicherfristen können daher je nach Kategorie der personenbezogenen Daten, dem jeweiligen Verarbeitungszweck sowie bestehenden handels-, steuer- oder sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterschiedlich sein.

21. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unbefugter Verarbeitung zu schützen. Die Maßnahmen werden an die technischen Entwicklungen und die jeweiligen Verarbeitungsrisiken angepasst.

Die Website wird verschlüsselt über HTTPS/TLS ausgeliefert. Eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

22. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die von uns eingesetzten Dienste, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 5. Oktober 2026

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